Día del Organizador Profesional de Eventos: una profesión que se reinventa para cada celebración
Mónica Hernando es pionera en Olavarría en la organización profesional de eventos. “Todos los que vayan a hacer un evento necesitan un organizador” dijo. Desde sus inicios a la última cena del Día de la Industria. Lo que impone el contexto hoy, la formación continua y celebrar trabajando.
Cada 13 de septiembre se celebra el Día del Organizador Profesional de Eventos, una fecha que recuerda la creación de la carrera en 1988 por medio del Centro de Organizadores de Eventos. Es una actividad que comprende la planificación, coordinación y ejecución de eventos de distintos tipos y requiere gestionar aspectos como lugares, proveedores, presupuestos y logística.
En Olavarría, una de las primeras personas en desarrollar esta actividad profesionalmente fue Mónica Hernando, quien cuenta con más de dos décadas de trayectoria en la organización de eventos. Habló con Central de Noticias sobre su recorrido, que comenzó entre 2002 y 2003 cuando aceptó hacerse cargo de un salón de eventos y, a partir de allí, inició un camino de formación que continúa hasta hoy.
Los comienzos de una profesión en Olavarría
Hernando recordó que llegó a la organización de eventos a partir de una oportunidad vinculada con un salón. “Me apasiona hacer esto”, definió al reconstruir los motivos que la llevaron a iniciarse. En esos primeros tiempos se interiorizó en las distintas áreas que involucran un evento, pero hubo uno en especial donde comenzó a desempeñarse específicamente como organizadora. Su primer evento -por fuera de aquel primer espacio- fue un cumpleaños de 15 realizado en la Sociedad Rural, una celebración que recuerda como “gigante y hermosísima”.
“Ahí empecé a decir ‘bueno, sí, soy organizadora de eventos porque me ocupaba absolutamente de todo’”, relató. La tarea incluía desde ayudar a buscar el vestido y el fotógrafo hasta resolver todo aquello que excedía al salón y al catering.
En sus primeros años, Mónica también tuvo que explicar a los clientes qué implicaba contar con un organizador profesional. Frente a la pregunta sobre quién necesita este tipo de servicio, su respuesta es contundente: “Todos”.
“Todos los que vayan a hacer un evento. Toda aquella persona que vaya a hacer un evento, sea grande o chico, necesita un organizador de eventos” sostuvo.
Según explicó, el objetivo no pasa por garantizar una celebración perfecta —algo que considera imposible— sino por alcanzar “el mejor evento posible” de acuerdo con lo que busca cada cliente y permitir que quien organiza la celebración pueda disfrutarla.
Para comenzar a trabajar, la información básica que necesita es la fecha del evento y la cantidad de personas. A partir de allí, junto con Valentina, con quien trabajan a la par, comienzan a conocer los deseos, expectativas e ideas de quienes los contratan para luego desarrollar la propuesta.
La anticipación y las diferencias entre cada evento
La planificación suele comenzar con aproximadamente un año de anticipación en celebraciones como bodas y fiestas de 15. Los eventos empresariales, en cambio, tienen otros tiempos: generalmente comienzan a tomar forma cuatro o cinco meses antes.
Mónica explicó que en las actividades corporativas existen menos variables y que muchas veces los objetivos están más definidos desde el comienzo. Como ejemplo, mencionó la fiesta del Día de la Industria, una celebración que organiza desde hace muchos años.
En ese caso, las reuniones para comenzar a trabajar se realizan desde abril y allí se definieron aspectos como los premios, la cantidad de asistentes y el show. Sin embargo, la experiencia acumulada también permite anticipar modificaciones para las próximas ediciones.
“En la fiesta del sábado yo ya sabía qué cosas quiero cambiar para la fiesta del año que viene” contó. La dinámica de los eventos, sostuvo, obliga a pensar permanentemente en nuevas alternativas.
El público de las celebraciones empresariales de este tipo puede cambiar de un año a otro, ya que pueden participar diferentes empresas. Por eso, uno de los objetivos es mantener la capacidad de sorprender a los asistentes. Señaló que las variaciones suelen darse especialmente en los shows y en los elementos adicionales que se incorporan a cada evento. La búsqueda de novedades forma parte del trabajo de quienes organizan las celebraciones.
Cómo reconocer a un buen organizador profesional
Frente a la decisión de contratar un organizador, Mónica recomendó prestar atención a su trayectoria. “Lo más importante que vos tenés que mirar cuando vas a contratar a un organizador de eventos es su historia” dijo.
Entre los aspectos a considerar mencionó cuántos años lleva en la actividad, qué tipo de eventos realizó y si cuenta con experiencia sostenida en celebraciones empresariales. También considera relevante observar si trabaja siempre en el mismo lugar o si tiene experiencia en distintos espacios.
Para Mónica, esos elementos permiten conocer el respaldo y la seriedad de quien ofrece el servicio.
Además, la capacitación ocupa un lugar central en su manera de entender la profesión. “Si un organizador de eventos es serio, intenta formarse todo el tiempo”, sostiene.
Su propia formación se orienta hacia aquellas áreas en las que considera que necesita incorporar nuevos conocimientos. Actualmente realiza un curso de neurolingüística orientada a los eventos y destaca también la importancia de capacitarse con referentes nacionales e internacionales.
La preparación no se limita a la organización logística. La incorporación del servicio de maestro de ceremonia en bodas, por ejemplo, requiere desarrollar herramientas de comunicación, expresión y conocimiento del público. “Son de esas carreras en las cuales constantemente te estás preparando y te estás informando”, resumió.
Eventos adaptados a nuevos tiempos
La actualización también resulta necesaria frente a los cambios económicos y las nuevas tendencias. Mónica señaló que actualmente existe una búsqueda de alternativas que permitan realizar celebraciones de calidad con una inversión menor.
“Se pueden hacer excelentes eventos sin tanta inversión de dinero”, planteó, y sostuvo que la formación permanente permite conocer alternativas para desarrollar propuestas atractivas con presupuestos más acotados.
Las redes sociales también influyen en las expectativas de los clientes, aunque no todas las tendencias que circulan en ellas pueden trasladarse directamente a una ciudad del interior. En esos casos, los costos de traslado y contratación pueden convertirse en una dificultad.
Un ejemplo es el uso de sillas Tiffany, una tendencia que hasta hace poco tiempo requería traer estos elementos desde Mar del Plata. En la reciente cena del Día de la Industria, Mónica pudo trabajar con tres proveedores de Olavarría para alcanzar la cantidad necesaria.
Un día que se celebra trabajando
Aunque el 13 de septiembre es el Día del Organizador Profesional de Eventos, contó que la fecha no suele celebrarse con un evento específico. Incluso, explicó que septiembre coincide con el momento en que comienzan a tomar forma muchas de las fiestas empresariales de fin de año.
“En realidad nosotros no lo festejamos como un día en particular. Seguramente lo haremos trabajando”, dijo.
Más allá de la fecha elegida para conmemorarlo, el Día del Organizador Profesional de Eventos permite poner en valor una actividad que interviene en cada etapa de una celebración: desde la primera idea y la planificación hasta la coordinación de proveedores, la resolución de imprevistos y el desarrollo final. La trayectoria, la formación permanente y la capacidad de adaptarse a cada cliente son, para Mónica Hernando, algunas de las herramientas fundamentales de una profesión cuyo objetivo último es que quienes protagonizan cada celebración puedan disfrutarla.
